Comment accueillir et intégrer un apprenti ?

Tout au long du parcours de formation, l’apprenti sera accompagné par un maitre d’apprentissage. Son rôle est de transmettre son savoir, former et être à l’écoute du jeune pour l’orienter au mieux dans son projet professionnel. Pour aider les entreprises à trouver la personne idéale, le Ministère du Travail a réalisé un zoom sur le rôle du tuteur à retrouver ici.

En attendant septembre, il est essentiel de communiquer sur la date d’arrivée de l’apprenti auprès des collaborateurs. Du simple mail informatif à la présentation en réunion d’équipe, il existe plusieurs options. Le jour-J, le but est d’accueillir comme il se doit l’apprenti pour lui faire comprendre qu’il fait déjà partie de l’équipe.

La préparation du lieu de travail et des outils est la dernière étape clé. Ici, il faut se poser toutes les questions liées à l’environnement de travail de l’apprenti : de quels outils aura-t-il besoin ? Faut-il acheter des logiciels ? Est-ce que son adresse mail est créée ? A-t-il besoin d’aménagement particulier ? Une fois la liste dressée, il n’y a plus qu’à se rapprocher des services concernés.

Quelques jours avant l’arrivée de l’apprenti, nous conseillons de prévoir un temps d’échange par mail ou téléphone pour communiquer sur les modalités du premier jour.

Dans les informations à transmettre, on retrouve :

• La date et l’heure d’arrivée
• Les modalités d’accès au site
• La personne à prévenir à l’arrivée
• Les modalités de restauration
• Les documents nécessaires pour la finalisation du contrat

Ce moment d’échange est aussi l’occasion pour l’apprenti de poser toutes ses questions et d’aborder le premier jour sereinement.

Du côté de l’entreprise, elle bénéficie encore de quelques jours pour terminer les derniers préparatifs : préparation de toute la documentation essentielle à la prise de poste et organisation du premier jour.

Lors du premier jour, le maitre d’apprentissage ou le parrain/la marraine d’accueil accompagnera l’apprenti tout au long de la journée. Visite des locaux, présentation des équipes, explication des missions et du poste de travail, remise d’un pack goodies d’arrivée… ils existent de nombreuses actions pour rendre cette première journée mémorable ! Un temps d’échange est aussi à prévoir pour répondre à toutes les questions de la nouvelle recrue.

Ce premier jour sera riche en informations pour l’apprenti. Notre conseil, lui transmettre les informations essentielles le premier jour et les informations secondaires au fil de la semaine.

La communication est un allié de taille, une bonne communication permet de mettre en lumière les points de réussites et les axes d’amélioration du processus d’intégration.

Comme énoncé plus haut, certains éléments sont à communiquer à l’apprenti lors de son arrivée en entreprise :

• Faites en sorte que l’apprenti se sente le bienvenu dès son arrivée dans l’entreprise. Présentez-lui l’équipe, expliquez-lui le fonctionnement de l’entreprise et fournissez-lui les informations nécessaires pour bien commencer son apprentissage.
• Parlez-lui dès à présent de ses objectifs et missions et assurez-vous qu’il comprenne les attentes de l’entreprise.
• Définissez ensemble les tâches et les responsabilités qui lui seront confiées, en veillant à ce qu’elles soient alignées sur ses besoins de formation.
• Encouragez-le à poser des questions et à exprimer ses préoccupations et soyez disponible pour lui fournir les conseils et le soutien dont il a besoin.
• Encouragez-le à interagir avec les autres membres de l’équipe et à participer aux activités sociales de l’entreprise dès le début. Cela lui permettra de créer des liens, d’apprendre des expériences des autres et de se sentir intégré.
• Informez l’apprenti sur les perspectives d’évolution au sein de l’entreprise et les possibilités d’emploi à l’issue de son apprentissage. Cela peut l’aider à rester motivé et à se projeter dans son avenir professionnel.

On estime qu’une période d’intégration dure en moyenne de 3 à 6 mois. Cette période est essentielle pour qu’apprenti et tuteur apprennent à se découvrir et à travailler ensemble. Encore une fois, la communication jouera un rôle essentiel dans l’apprentissage et la transmission des savoirs, mais aussi dans l’identification des points bloquants et des inquiétudes qui pourraient naître chez l’apprenti.

Nous conseillons d’organiser périodiquement des temps d’échange pour s’assurer de la bonne intégration :

• Informer sur la périodicité : une fois par semaine, toutes les deux semaines…
• Ce temps est une opportunité pour répondre à ses questions et parler de ses missions.
• Favoriser un climat de confiance pour faciliter le dialogue et ainsi mettre en lumière les points de réussites et les axes d’amélioration du parcours d’intégration.

L’accueil et l’intégration sont des moments clés dans le parcours de formation d’un apprenti. Du recrutement aux premiers mois, il existe plusieurs étapes essentielles. Des accompagnements dans la formation des tuteurs et dans l’élaboration des parcours d’intégration existent à l’IFRIA OUEST pour donner toutes les clés aux entreprises agroalimentaires dans l’intégration des nouveaux collaborateurs.